Mettre en place un processus de facturation récurrent pour une PME

Une entreprise doit générer du Chiffre d’Affaires (CA) pour vivre. Il a de nombreux business model existants. Dans tous les cas, il faut être en capacité d’émettre une facture et de se faire payer.

Dans le cas de ma société WebAnyOne, j’ai fait le choix d’un processus spécifique pour la mise en œuvre de ma facturation.

Côté conseil, je facture un abonnement mensuel en tant que « directeur de projet ». Cet abonnement à un prix fixe et propose une prestation illimitée.

Côté logiciel marketing, nous facturons un abonnement mensuel qui dépend du nombre de contacts que nous gérons pour le compte de notre client.

Dans les deux cas nous avons besoin de stocker les informations suivantes pour la facturations :

• Les coordonnées du client.
• Le fait que nous avons un abonnement actif avec lui, avec son montant et sa description (et éventuellement une date de fin d’abonnement).
• La liste des factures adressée au client.
• Des données liées à sa CB ou son mandat SEPA pour le prélever à l’émission de la facture.

Ce dernier point est important, les clients sont facturés en début de période « terme à échoir », cela veut dire que si l’abonnement commence le 4 du mois, il sera à nouveau facturé tous les 4 des mois suivants. L’abonnement est donc valable du 4 du mois en cours, au 3 du mois suivant et ainsi de suite.

A chaque facture l’idée est de rapatrier l’argent du client avec le moins d’effort possible. D’où le choix du paiement par CB ou en mandat SEPA. En effet, chaque facture émise déclenche l’appel de notre PSP (Prestataire de Service de Paiement) pour lui demander de récupérer la sommes TTC correspondant à la facture.

Voici comme cela fonctionne de façon schématique :

• Le client souscrit à l’abonnement en indiquant ses coordonnées + ses informations de paiement (numéro de CB ou IBAN).
• Le client est créé dans le logiciel de facturation Zoho Subscription.
• Le cycle d’abonnement démarre tout de suite, une première facture est émise. A chaque date anniversaire du contrat une nouvelle facture sera émise.
• La facture est créée dans le logiciel de facturation et envoyée au client par e-mail. Elle est en statut non payé.
• Le PSP est appelé pour récupérer la somme TTC dûe par le client au moment où la facture est émise.
• Son statut passe automatiquement à “payé” quand la facture est réglée.
• Le PSP verse l’argent sur le compte bancaire de l’entreprise par virement (au bout de 3 jours pour Stripe/CB et de 7 jours pour GoCardless/SEPA)

Les outils utilisés sont :

• Zoho Subscription pour la gestion du fichier client, des abonnements et l’émission des factures
• Stripe en tant que PSP pour la CB
• GoCardless en tant que PSP pour le mandat SEPA

Cela me permet de gagner du temps au quotidien car :

• Les factures sont émises automatiquement.
• Les factures sont toutes au même endroit.
• Il est facile d’arrêter un abonnement dans l’interface de Zoho Subscription.
• L’argent arrive sur le compte en quelques jours.

Cela permet aussi au client de gagner du temps :

• Il reçoit la facture par e-mail.
• Il n’a pas besoin de faire de virement manuel pour payer la facture.

Combien cela coûte ?

• Zoho Subscription : 49€ / mois
• GoCardless : pas d’abonnement + un coût à la transaction (1% + 0,20 € par transaction, maximum 2€) par exemple pour une facture :
  • de 120€ TTC cela représente 1,4€ de frais.
  • de 1200€ TTC cela représente 2€ de frais.
• Stripe : pas d’abonnement + un coût à la transaction (1,5 % + 0,25 € par transaction) par exemple :
  • de 120€ TTC cela représente 2,05€ de frais.
  • de 1200€ TTC cela représente 18,25€ de frais.

Et toi comment tu gères ton processus de facturation ?
Combien de temps tu y passes ?